Migration von Excel-Tabellen
Microsoft Excel ist zweifelsfrei ein sehr mächtiges Werkzeug für die tägliche Arbeit und wir alle lieben es. Nahezu in jedem Unternehmen kommt Excel oder eine der alternativen Tools zur Tabellenkalkulation wie zum Beispiel LibreOffice oder Google-Tabellen zum Einsatz. Das ist auch gut so, denn für die schnelle Erfassung, Kalkulation, Visualisierung und einmaligen Auswertung von Daten ist es das wohl beste und einfachste Tool, das es gibt.
Gerade wachsende Unternehmen kommen jedoch schnell an die Grenzen, denn sobald mehrere Mitarbeiter an einer Excel-Tabelle arbeiten, wird ein Excel-Sheet schnell zu unübersichtlich. Häufig müssen Daten kontinuierlich aus anderen Quellen hinzugefügt werden oder ein bestimmter Mitarbeiter soll nur auf spezifische Teile einer Excel-Datei Zugriff erhalten. Auch das ständige hin-und-her-senden von Dateien beansprucht Zeit und Nerven und es ist kein flüssiges Arbeiten möglich, da immer jemand darauf wartet, bis die Datei zur weiteren Bearbeitung im E-Mail-Postfach ankommt.
Nach einer gewissen Zeit sammeln sich immer mehr Excel-Tabellen an, jede für einen bestimmten Zweck. Die unternehmensinterne Excel-Tabellen-Sammlung wird kontinuierlich aktualisiert, Fehler bei der Berechnung werden behoben und mitunter werden gesamte Excel-Sheets neu erstellt, um sie an größere Änderungsanforderungen anzupassen. Gleichzeitig müssen alle Mitarbeiter immer die aktuell gültige Version der Excel-Datei bearbeiten, da sonst eine Fehlerkette erzeugt wird, die unter Umständen nur schwer zurückverfolgt werden kann.
Lösung: Excel in Web-Anwendung migrieren
Stößt die Excel-Tabelle mitsamt dem nötigen Verwaltungs- und Pflegeaufwand an ihre Grenzen, besteht eine langfristige Lösungsmöglichkeit darin, die nötige Funktionalität in eine Web-Anwendung zu überführen. Dabei wird eine für den jeweiligen Anwendungsfall individuell entwickelte Software programmiert, die genau die Funktionen enthält, die für den jeweiligen Zweck oder Prozess im Unternehmen notwendig sind. Ändern sich etwas, kann die gesamte Anwendung mit überschaubarem Aufwand angepasst werden.
Was sind Webanwendungen?
Web-Anwendungen sind speziell entwickelte Applikationen, die in jedem modernen Web-Browser verwendet werden können – auch auf dem Smartphone und Tablet. Eine Installation von zusätzlicher Software ist nicht erforderlich, es entfällt auch die Notwendigkeit, Updates zu installieren. Die Software wird dabei auf einem Web-Server betrieben und tauscht lediglich Daten zwischen dem Browser des Anwenders und dem Server aus. Die Verarbeitung der Daten findet dann auf dem Server statt.
Vorteile
Die Anwender, die eine Excel-Tabelle bearbeiten, können meist alle Daten einsehen, die das Excel-Sheet enthält, sämtliche Excel-Funktionen nutzen und entsprechend auch ungültige (nicht-valide) Daten einfügen. Zwar können mit aufwändigen Scripts Datenvalidierungen implementiert werden, doch je größer die Tabelle wird, desto aufwändiger wird die Kontrolle über den gesamten Inhalt und den Zugriff auf die Daten.
Anwender von Webanwendungen sind nicht in der Lage, die Funktionsweise der Software zu verändern. Daten können nur unter den programmierten Parametern hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden.
Teil einer jeden Webanwendung ist eine zentrale Steuerung der Benutzerrollen und -Berechtigungen. So kann kontrolliert werden, welcher Anwender auf welchen Teil der Anwendung zugreifen und welche Daten er bearbeiten darf. Auch ist eine lückenlose Protokollierung von Änderungen an Daten enthalten. Gerade für Unternehmen ist dies wichtig, um eine Nachvollziehbarkeit von Datenänderungen zu ermöglichen.
Ein weiterer Vorteil von Webanwendungen besteht in der Möglichkeit der Arbeit unabhängig vom jeweiligen Endgerät und Ort, an dem der Anwender die Software nutzen möchte. Gerade für Anwender, die unterwegs oder im Homeoffice arbeiten, ist das ein gravierender Vorteil.
Nachteile
Ein Nachteil von Webanwendungen im Vergleich zu Excel-Tabellen liegt in der längerfristig zu planenden Änderung oder Anpassung. In der Excel-Tabelle kann eine Formel schnell geändert werden, bei einer Webanwendung muss jedoch der Quellcode angepasst und die Software erneut auf dem Server bereitgestellt werden. Diesem Nachteil lässt sich jedoch entgegenwirken, indem Änderungen gebündelt stattfinden.
Die Entwicklung einer individuellen Webanwendung erfordert eine Investition, die sich meist erst nach einigen Monaten rechnet. Auch ist der Betrieb einer Webanwendung mit Kosten verbunden – dazu gehören vor allem die laufenden Kosten für das Hosting. Diesen Kosten sind jedoch die Kosten für die Ausstattung der Anwender-Computer sowie die eingesparte Zeit bei der Nutzung der Software im Vergleich zur aufwändigen Pflege und Wartung komplexer Excel-Tabellen entgegenzusetzen.
Fazit
Excel-Tabellen zu nutzen macht spaß, weil man als Anwender zu schnellen Ergebnissen kommt. Stellt man jedoch fest, dass die Pflege und Aktualisierung von Excel-Dokumenten und das Einpflegen von Daten aus Drittanbieter-Systemen oder anderer Software viel Zeit raubt, ist eine Überprüfung des Kosten-Nutzen-Faktors im Vergleich zu einer Webanwendung zu empfehlen.